Papeles de Trabajo

Contenido del legajo de papeles de trabajo

El legajo de papeles de trabajo, por su naturaleza y contenido, es el aspecto fundamental para elaborar el dictamen de la auditoría, y su uso es confidencial y exclusivo del auditor de sistemas, debido a que éste va integrando en estos papeles de trabajo los documentos reservados y de uso exclusivo de la empresa, mismos que recopila durante su revisión y los complementa con los registros, en papel o en medios electromagnéticos, que obtiene como evidencias formales de alguna desviación en el área de sistemas auditada.

Debemos señalar que el contenido de los papeles de trabajo puede variar de un auditor a otro y de un tipo de auditoría a otra, ya que en cada trabajo existen procedimientos, técnicas y métodos de evaluación especiales que forzosamente harán diferente la recolección de los documentos. Lo mismo ocurre con la forma de obtener evidencias e incluso con la forma de concentrar los papeles de trabajo.

A continuación presentaremos una propuesta para integrar estos papeles:

• Hoja de identificación.

• Índice de contenido de los papeles de trabajo.

• Dictamen preliminar (borrador).

• Resumen de desviaciones detectadas (las más importantes).

• Situaciones encontradas (situaciones, causas y soluciones).

• Programa de trabajo de auditoría.

• Guía de auditoría.

• Inventario de software.

• Inventario de hardware.

• Inventario de consumibles.

• Manual de organización.

• Descripción de puestos.

• Reportes de pruebas y resultados.

• Respaldos (backups) de datos, disquetes y programas de aplicación de auditoría.

• Respaldos (backups) de las bases de datos y de los sistemas.

• Guías de claves para el señalamiento de los papeles de trabajo.

• Cuadros y estadísticas concentradores de información.

• Anexos de recopilación de información.

• Diagramas de flujo, de programación y de desarrollo de sistemas.

• Testimoniales, actas y documentos legales de comprobación y confirmación.

• Análisis y estadísticas de resultados, datos y pruebas de comportamiento del sistema.

• Otros documentos de apoyo para el auditor.

Claves del auditor para marcar papeles de trabajo

Son las marcas de carácter informal que utiliza exclusivamente el auditor o el grupo de auditores que realizan la auditoría, con el fin de facilitar la uniformidad de los papeles de trabajo y para identificarlos mejor. El auditor en jefe puede imponer el uso de estos símbolos o pueden ser utilizados por acuerdo del grupo, aunque también puede suceder que no sean utilizados en una auditoría.

Su utilidad radica en que tienen un significado preciso que todos los auditores conocen y utilizan para destacar aspectos importantes de los documentos que van revisando, y en que sirven como identificadores uniformes de todas las actividades que se desarrollan durante una evaluación; así, cuando alguien del grupo de auditores encuentra algún documento con estas marcas, sabe que éste ya ha sido revisado o que tiene una característica especial en la cual se tiene que advertir alguna observación, de acuerdo con el significado de los símbolos. Todos los auditores deben utilizar los mismos símbolos al hacer anotaciones en los documentos que evalúen.

También ayudan al auditor a realizar un resumen de observaciones para identificar de manera rápida y sencilla las posibles desviaciones; el simple uso de estas marcas también le permite estandarizar su trabajo, siempre y cuando sean las mismas para toda la revisión.

Con el uso de estos símbolos también se evita el abuso en la recopilación de copias inútiles de papeles de evaluación y documentos oficiales, los cuales sirven para identificar los aspectos revisados, como apoyo para la evaluación o para cualquier otro aspecto similar poco importante.

Cuadros, estadísticas y documentos concentradores de información

En esta parte se presentan todos los documentos del legajo de papeles de trabajo que servirán de soporte para presentar la información recopilada durante la auditoría y que es conveniente destacar por su importancia, por su nivel de información o por cualquier otro aspecto que resulte determinante para la evaluación y para comprobar las desviaciones plasmadas en las situaciones detectadas y en las situaciones importantes.

Por lo general estos documentos son complemento de alguna revisión y sirven para identificar y comprobar desviaciones y situaciones.

Dichos documentos pueden ser estadísticas, gráficas o cuadros en los cuales se concentran y se comparan datos tales como listados de resultados de un proceso y listados de seguimiento de las actividades, operaciones y tareas que se realizan con un sistema computacional, así como los concentrados de información estadística, las bitácoras de seguimiento y reportes, y en sí cualquier dato que pueda ser incluido en las estadísticas.

Diagrama de sistemas

Es la representación gráfica del procedimiento que se sigue para realizar una serie de operaciones y actividades debidamente coordinadas entre sí.

En el ambiente de sistemas, este diagrama es la representación gráfica de un procedimiento de sistematización, el cual está representado por líneas de flujo y símbolos que representan algún tipo de actividad, de documento o de una decisión. Esta simbología se acuerda previamente, para que quienes la vean la interpreten de la misma manera.